OBSAH

• Jak přidat novou žádost
  • Osobní údaje žadatele
  • Údaje o samotné žádosti
• Jak odmítnout neschválenou žádost
• Jak schválit podanou žádost do evidence
• Jak vyřadit žádost z evidence
• Jak vyřadit žádost z důvodu nástupu
• Jak měnit další údaje žádosti
• Jak evidovat záznamy o zpracování žádosti
• Jak archivovat žádosti žadatelů
  • Jaká dokumentace se archivuje
  • Jak provést archivaci

Jak přidat novou žádost

Novou žádost přidejte v okně Přehled žadatelů klepnutím na tlačítko Přidat.

(KDE? Žadatelé – Přehled žadatelů

V otevřeném okně doplňte: 

• Datum žádosti | datum přijetí žádosti/datum na žádosti
• Poskytovaná služba | služba na kterou je žádost podána
• Příjmení žadatele | CYGNUS se pokusí vyhledat, zdali uživatel v programu již neexistuje (například využíval dříve službu, nebo žádá o další)
•  

Pokračujte klepnutím na tlačítko Další. V dalším kroku zatrhněte vyhledaného žadatele, nebo zatrhněte volbu Žadatel není v seznamu, pokud vyhledaný žadatel neodpovídá.

Pokud příjmení neexistuje v databázi, rovnou budete informováni o vytvoření nového žadatele.

Potvrďte klepnutím na Ano (nebo se vraťte zpět klepnutím na Ne)

Osobní údaje žadatele

V dalším kroku doplňte základní údaje o žadateli. Pokud takovou informaci máte, doplňte i výši příspěvku na péči, kterou žadatel aktuálně pobírá.

Mezi povinné údaje patří:

• Jméno a Příjmení | 
• Datum narození | 

Pokračujte klepnutím na tlačítko Další.

Údaje o samotné žádosti

Nyní doplňte informace o samotné žádosti. Povinně zvolte:

• Stav | v nabídce jsou stavy Podaná či Schválená. Protože je povinností poskytovatele evidovat všechny žádosti, zvolte stav Podaná. Pokud chcete evidovat pouze a výhradně žádosti schválené do evidence žadatelů, použijte stav Schválená.
• Zařízení | zařízení, na kterou je žádost podána, je-li jich více

Volitelně doplňte:

• Evidenční číslo | číslo žádosti, číslo spisovny, aj.
• Stupeň naléhavosti | odpovídá vlastnímu číselníku/lze podle něj filtrovat žádosti
• Vyřizuje | osoba/zařízení zpracovávající žádost

Pokračujte klepnutím na tlačítko Další.

Adresy a kontakt na žadatele

Pokračujte doplněním adresních a kontaktních údajů žadatele.

Pokračujte klepnutím na tlačítko Další.

Výchozí kontaktní osoba

Znáte výchozí kontaktní osobu žadatele? Zvolte volbu Ano v Založit výchozí kontaktní osobu a doplňte kontaktní údaje.

Přidání žádosti dokončete klepnutím na tlačítko Dokončit.

Po dokončení se tvoří automatický záznam, který můžete doplnit o záznam k podání žádosti (například jak byla doručena, apod.) a přidat přílohy.

Záznam uložte klepnutím na OK.

Jak odmítnout neschválenou žádost

Žádost ve stavu Podaná, která nebyla schválena do evidence žadatelů o službu, vyřadíte odmítnutím při opravě žádosti klepnutím na tlačítko Opravit (nezapomeňte zkontrolovat poskytovanou službu v horní části karty žadatele).

(KDE? Žadatelé – Karta žadatele – Žádost – Žádost)

V otevřeném okně změňte Stav na Odmítnutá, zvolte Datum vyřazenía vyberte Důvod vyřazení.
 

Hotovo? Uložte klepnutím na tlačítko OK. Při ukládání změny bude také možné zapsat automatický záznam, který můžete doplnit i o přílohu. Stačí jej poté uložit klepnutím na OK.

Jak schválit podanou žádost do evidence

Změnu stavu žádosti proveďte v sekci Žádost . Pokud má klient u vás žádostí na více služeb, zvolte ji v horním rohu a klepněte poté na tlačítko Opravit v části Žádost.

(KDE? Žadatelé – Karta žadatele – Žádost – Žádost)

V otevřeném okně změňte Stav na Schválená.

Uložte klepnutím na tlačítko OK. Při uložení se vytváří automatický záznam. Doplňte údaje ke schválení žádosti do evidence žadatelů (například členy komise, důvody schválení, apod.) a případně doplňte přílohu. Uložte klepnutím na OK.

Jak vyřadit žádost z evidence

Žádost ve stavu Schválená, která byla z různých důvodů vyřazena z evidence, vyřadíte opravou žádosti klepnutím na tlačítko Opravit (nezapomeňte zkontrolovat poskytovanou službu v horní části karty žadatele).

(KDE? Žadatelé – Karta žadatele – Žádost – Žádost)

V otevřeném okně změňte Stav na Vyřazená, zvolte Datum vyřazení a vyberte Důvod vyřazení.

Hotovo? Uložte klepnutím na tlačítko OK. Při ukládání změny bude také možné zapsat automatický záznam, který můžete doplnit i o přílohu. Stačí jej poté uložit klepnutím na OK.

Jak vyřadit žádost z důvodu nástupu

Žádost se z evidence vyřadí pod důvodem Uzavřená – nástup sama tím, že provedete nástup klienta ze žádosti.

Jak měnit další údaje žádosti

Změny v žádosti proveďte klepnutím na tlačítko Opravit v podsekci Žádost

(KDE? Žadatelé – Karta žadatelé – Žadatel – Žadatel).

V otevřeném okně změňte například:

• Evidenční číslo | 
• Poskytovaná služba | například při přehodnocení lékařem, že je vhodná jiná služba
• Datum žádosti | 
• Stupeň naléhavosti | 
• Zařízení | pokud klient změnil zařízení na které žádost podává

Pokud upravujete vyřazenou/odmítnutou žádost, můžete změnit i datum a důvod vyřazení.

Jak evidovat záznamy o zpracování žádosti

K jednotlivým zájemcům o poskytované sociální služby a jejich žádosti zapisujte chronologické informace ze sociálního šetření a dalšího zpracování žádosti.

Záznamy přidáte jednoduše kliknutím na ikonu Přidat:

KDE? Karta žadatele > Žádost > Záznamy o zpracování

V dalším okně zapíšete záznam a máte možnost přidat i přílohu dokumentu:

Záznam, který obsahuje přílohu poznáte jednoduše podle ikonky sponky na pravé straně řádku se záznamem.

Jak archivovat žádosti žadatelů

Archivace dokumentace, je jedním z nástrojů, jak oddělit stále živou databázi žadatelů od té, která již nebude dále zpracována. Archivace tedy může a měla by probíhat průběžně a to vždy, když chcete takové žadatele, s jejichž žádostmi se nadále nebude pracovat, vyčlenit do samostatné skupiny.

Taková skupina s archivní dokumentací by se dále měla řídit archivačním a skartačním řádem, který je definován přímo ve vašem zařízení a určuje, jak dlouho má být dokumentace v archivu a kdy má proběhnout její skartace.

Jaká dokumentace se archivuje

U žadatele archivujeme jeho žádost se všemi záznamy, které při žádosti existují.

Jak provést archivaci

Archivaci jednotlivých dokumentací lze provést pouze pokud máte v šabloně práva povolenu práci se žadateli.

Archivaci spustíte klepnutím na tlačítko Operace a výběrem položky Archivace žadatelů.

V otevřeném okně zvolte datum archivace a zatržením vyberte žádosti, které chcete archivovat. Zobrazeny jsou všechny uzavřené či odmítnuté žádosti.

Archivaci proveďte klepnutím na OK.

Na archivní žádosti se pak můžete podívat v přehledu žadatelů za použití filtru a stavu žádosti Archivní.