Zpracování výkazů docházky

OBSAH

• Jak si připravit okno pro zpracování docházky
  • Výběr zaměstnanců
  • Výběr zobrazených sloupců
• Jak založit měsíc výkazů
• Jak zpracovat výkaz zaměstnance
  • Jak ručně přidat směnu
  • Jak ručně přidat výjimku
  • Jak ručně přidat více výjimek do jednoho dne
  • Jak pracovat s detailem dne
  • Jak pracovat se záznamem docházky
  • Jak pracovat se souhrnnými informacemi
  • Jak ručně upravit přenos hodin z minulého měsíce
  • Jak uznat přesčas směny a zarovnat její čas
  • Jak uzamknout výkaz zaměstnance
  • Co znamenají barevné rožky
• Jak zobrazit souhrn docházky
• Jak pracovat se statistikou výkazů
• Jak zobrazit přehled čerpání dovolené
• Jak hromadně změnit přenos hodin z minulého měsíce
  • Jak hromadně načíst stravné
• Jak uzavřít měsíční výkazy zaměstnanců
• Jak vyexportovat docházku do mzdového softwaru
• Video ze školení Docházka a evidence odpracované doby v CYGNUSu - 1. část
• Video ze školení Docházka a evidence odpracované doby v CYGNUSu - 2. část

Jak si připravit okno pro zpracování docházky

Výkazy spusťte z nabídky Zaměstnanci výběrem možnosti Výkazy docházky.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

V otevřeném okně si nejprve zvolte zpracovávaný měsíc docházky v pravém horním rohu.

Výběr zaměstnanců

Po té si vyfiltrujte Provozy, nebo si nastavte Úsek klepnutím na tlačítko Úseky. V otevřeném okně klepněte na tlačítko Přidat a přidejte provozy a pracovní skupiny.

Vytvoření nového úseku

Hotovo? Uložte klepnutím na OK. Daných úseků si můžete nastavit hned několik. Hodí se pro filtrování zaměstnaneckých výkazů dle vlastních potřeb. Existující můžete označit a poté Odebrat.

Výběr zobrazených sloupců

Zobrazené sloupce lze změnit pomocí tlačítka Nastavení pohledů  a výběrem možnosti Výběr sloupců.

V otevřeném okně přetaženém z levé strany na stranu pravou (nebo obráceně) a měnit jeho pořadí rovněž přetažením. Dostupné sloupce jsou rozděleny do oblastí.

Hotovo? Uložte klepnutím na tlačítko OK.

Pokud chcete, aby si program nastavený výběr pamatoval, znovu klepněte na tlačítko Nastavení pohledů a z nabídky zvolte Uložit pohled. Zadejte název a uložte klepnutím na tlačítko OK (nebo vše zrušte klepnutím na Storno)

Jak založit měsíc výkazů

Aby bylo možné výkazy zpracovávat, je třeba založit měsíc. Klepněte na tlačítko Operace v okně Výkazy docházky a výběrem možnosti Založit měsíc.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

Jak zpracovat výkaz zaměstnance

Výkaz zaměstnance začněte zpracovávat poklepáním na řádek výkazu zaměstnance.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

Nejprve si v případě potřeby zobrazte sloupce s Měsíčním plánem, Dlouhodobým plánem a Přesčasy.

Pokračujte klepnutím na tlačítko Operace a výběrem možnosti Načíst směny ze záznamů. Tato funkce se nemusí využívat v momentě kdy využíváte docházkové čtečky, které automaticky zpracovávají docházku a můžete tedy pokračovat dále.

Dále načtěte výjimky zadané v měsíčním plánu. A to klepnutím na tlačítko Operace a výběrem možnosti Načíst výjimky z měsíčního plánu.

Jak ručně přidat směnu

Klepněte pravým tlačítkem myši do buňky ve sloupci Směny v řádku dne a z nabídky vyberte Zadat směnu.

(KDE? Zaměstnance – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

V otevřeném okně vyberte z nabídky směnu nebo zvolte Pružná, upravte datum začátku a konce směny a pomocí tlačítka načtěte přestávku.

Pokud chcete zadat jiné přerušení, klepněte na tlačítko Přidat. V otevřeném okně zvolte typ přerušení a zadejte čas přerušení.

Uložte klepnutím na OK (nebo zrušte klepnutím na Storno).

Celá směna nastavena? Uložte klepnutím na OK.

Směny můžete zadávat hromadně stejně rychle, jako při zadání směny na jeden den. Stačí označit více dnů. Třeba podobným způsobem jako v Excelu, nebo je můžete označit hromadně například pracovní dny či víkendy, stačí klepnout pravým tlačítkem myši a z nabídky vybrat požadovanou možnost.

Jak ručně přidat výjimku

Klepněte pravým tlačítkem myši do buňky ve sloupci Výjimky v řádku dne a z nabídky vyberte Zadat výjimku (nebo zadejte rychlou výjimku dle normy/směny na den klepnutím na zkratku výjimky).

(KDE? Zaměstnance – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

V otevřeném okně zvolte výjimku a zvolte její délku, nebo zadejte její délku dle normy/směny. Uložte klepnutím na OK.

Výjimky můžete zadávat hromadně stejně rychle, jako při zadání výjimky na jeden den. Stačí označit více dnů. Třeba podobným způsobem jako v Excelu, nebo je můžete označit hromadně například pracovní dny či víkendy, stačí klepnout pravým tlačítkem myši a z nabídky vybrat požadovanou možnost.

Jak ručně přidat více výjimek do jednoho dne

Pokud chcete zadat do stejného dne další výjimky, klepněte do buňky pravým tlačítkem myši a vyberte Zadat výjimku.

Upravte nastavení výjimky dle potřeby, jako v předchozím kroku a uložte. 

Pozor! Aby bylo možné zadat několik výjimek na jeden den, ani jedna z nich nesmí být v délce dle směny/normy, ale jako jiná s ručně zapsanou hodnotou.

Výjimky budou zapsány za sebou.

Jak pracovat s detailem dne

Klepněte pravým tlačítkem myši do řádku dne ve výkazu a z nabídky vyberte Detail dne.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

V otevřeném okně můžete přidávat směny či výjimky klepnutím na tlačítko Přidat. Nebo existující můžete Opravit nebo Odebrat.

V tomto okně lze také Načíst směny ze záznamů či Opravit příplatky.

Jak pracovat se záznamem docházky

Pro přechod do záznamů docházky klepněte na tlačítko Záznamy docházky. Záznamy můžete spravovat dle postupu zde.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

Poklepáním na daný záznam ho můžete upravit

Změňte požadované hodnoty

Jak pracovat se souhrnnými informacemi

Pomocí tlačítka Opravit můžete upravit celkové hodnoty ve výkazu.

Opravovat lze hodnoty v žlutých buňkách. Některé hodnoty jsou uzamčeny. Jejich editace je možná po klepnutí na symbol zámku.

Je-li hotovo, uložte klepnutím na OK.

Jak ručně upravit přenos hodin z minulého měsíce

Tento způsob umožňuje změnit přenos jednotlivým zaměstnancům.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz vybraného zaměstnance)

Ve výkazu zaměstnance, v pravé části, klepněte na tlačítko Opravit.

V otevřeném okně zrušte zámek a zadejte vlastní hodnotu. Potvrďte klepnutím na OK.

Jak uznat přesčas směny a zarovnat její čas

Klepněte na směnu pravým tlačítkem myši a vyberte z nabídky:

• Uznat přesčas … veškerý čas nad rámec délky směny (nebo základního času pružné směny) bude převeden do přesčasu
• Zarovnat směnu … zarovná směnu na její správnou délku (nebo na základní čas pružné směny)

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

Jak uzamknout výkaz zaměstnance

Hotovou část výkazu uzamkněte, aby nedošlo k nechtěným změnám a bylo vidět, že je výkaz zpracováván (je označen v přehledu výkazů symbolem tužky). Klepněte pravým tlačítkem myši do prázdné buňky před datum posledního hotového dne a z nabídky vyberte Uzamknout docházku k.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

Jakmile uzamknete poslední den, výkaz je hotový (a označený v přehledu výkazů klíčem)

Co znamenají barevné rožky

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky – Výkaz docházky zaměstnance)

V systému se můžete setkat s několika barevnými označeními nestandardních řádku výkazu:

• modrý rožek … jedná se o jakoukoli ruční úpravu, kterou provedete (záznam je zadán ručně a nepochází ze záznamů docházky)
• červený rožek … jedná se o chybu (například u zaměstnance nejsou vyplněny žádné směny, i přesto, že má zaměstnance měsíční/dlouhodobý plán)
• oranžový rožek … upozorňuje na nestandardní nastavení směny (například počátek a konec neodpovídá číselníkovému nastavení směny

Jak zobrazit souhrn docházky

Klepněte na tlačítko Operace v okně Výkazy docházky a z nabídky vyberte Souhrn docházky.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

V otevřeném okně můžete sledovat výkazy za všechny zaměstnance podrobně rozepsané do přehledné tabulky s celkovými součty ve spodní části okna. Zobrazit si můžete konkrétní Úsek a Provozy. Nebo vybrat jiný měsíc výkazů v pravém rohu okna.

Pro změnu zobrazených sloupců klepněte na tlačítko Nastavení pohledů a z nabídky zvolte Výběr sloupců.

V otevřeném okně přesouvejte hodnoty z levé strany (sloupce jsou ve více oblastech) dostupných informací na stranu pravou, která reprezentuje zobrazené sloupce. Stačí chytnou a přenést (jako přesouvání souborů ze složky do složky). Pořadí jednotlivých sloupců můžete změnit pomocí šipek nebo přesouvat myší.

Pod tlačítkem Nastavení pohledu můžete ještě provést Nastavení souhrnu docházky. Můžete nastavit:

• Zobrazit součet
• Zobrazit přesčas
• Použít desítkovou soustavu

Výkazy jednotlivých zaměstnanců můžete ještě upravit poklepáním na řádek zaměstnance.

Jak pracovat se statistikou výkazů

Klepněte na tlačítko Operace  v okně Výkazy výkazů a z nabídky vyberte Statistika docházky.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

V otevřeném okně je seznam zaměstnanců u kterých si můžete za zvolené období, které si můžete nastavit v pravém horním rohu okna, zobrazit:

• základní … základní údaje z výkazu (např. fond, počet hodin, aj.)
• přesčas
• příplatky
• výjimky

Jak zobrazit přehled čerpání dovolené

Klepněte na tlačítko Operace v okně Výkazy docházky a z nabídky vyberte Přehled čerpání dovolené.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

V otevřeném okně je zobrazen seznam zaměstnanců (seznam odpovídá seznamu zaměstnanců v okně Výkazy docházky), jejich nárok na dovolenou, plán, čerpání a zbytek k datu zvoleném v horní části okna.

Jak hromadně změnit přenos hodin z minulého měsíce

Tento způsob umožňuje změnit přenos několika zaměstnancům současně.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

Ve výkazech docházky přejděte do měsíce, ve kterém má být přenos upraven. A také si upravte seznam zaměstnanců, kterým chcete přenos měnit.

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Hromadně zadat přenos a fond.

V otevřeném okně, do žlutě zabarveného sloupce Přenos opraven zapište nové hodnoty.

Jak hromadně načíst stravné

Aby bylo možné načítat stravné, musí existovat částky v IS Cygnus v nástrojích Platby za stravu nebo Vyúčtování stravného (podle toho, který nástroj používáte). Tyto částky současně s tím musí být synchronizovány s CYGNUS. Před načtením stravného proto nezapomeňte tuto synchronizaci provést.

Než spustíte nástroj pro hromadné zadávání hodnot, upravte v okně Výkazy docházky seznam zaměstnanců, kterým chcete stravné načítat, a zkontrolujte období.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

Pokračujte klepnutím na tlačítko Operace a z nabídky zvolte Hromadné zadání hodnot.

V otevřeném okně klepněte pravým tlačítkem myši na název sloupce, ve kterém má být uvedeno stravné a z nabídky zvolte Načíst platby za stravu.

Částky se okamžitě nahrají. Vše uložte klepnutím na OK.

Jak uzavřít měsíční výkazy zaměstnanců

Jakmile jsou všechny výkazy hotové (označené symbolem zámku), uzavřete měsíc výkazů.

(KDE? Zaměstnanci – Výkazy docházky)

Klepněte na tlačítko Operace a z nabídky vyberte Uzavřít měsíc. Uzavření proběhne na zobrazených výkazech. Pokud chcete uzavřít všechny výkazy na která máte oprávnění, zrušte všechny filtry Úseků a Provozů a poté proveďte operaci uzavření měsíce.

Uzavřené výkazy jsou označeny symbolem zámku.

Jak vyexportovat docházku do mzdového softwaru

Ve zpracování mezd nám pomáhají různé mzdové systémy. Abychom Vám tuto agendu co nejvíce usnadnili, nabízí CYGNUS možnost exportu výkazů docházky do mzdových systému. Pojďme se podívat, jak na to.

Otevřete si Výkazy docházky (2) v záložce Zaměstnanci (1).

Zde pod tlačítkem Operace (3) zvolte Exportovat výkazy (4). Pozor, je potřeba mít uzavřenou docházku i uzavřený měsíc.

Objeví se tabulka, ve které si můžete zakliknout, u kterých zaměstnanců nebo zaměstnankyň chcete výkazy exportovat (5). Poté svou volbu potvrdíte klikem na tlačítko Další (6).

Dále se objeví dialogové okno, kde zvolíte umístění v počítači, kam chcete, aby se vám vyexportovaný soubor uložil. Zvolte si umístění a volbu potvrďte klikem na tlačítko OK (7).

Docházku máte úspěšně vyexportovanou a soubor můžete nahrát do mzdového systému.

Video ze školení Docházka a evidence odpracované doby v CYGNUSu - 1. část
          

Video ze školení Docházka a evidence odpracované doby v CYGNUSu - 2. část